Formation Utilisateur Mail-Place

Training objectives

Maitriser les fonctionnalités standards et avancées de votre logiciel Mail-Place. Au terme de cette journée les utilisateurs sont opérationnels sur l’utilisation du logiciel. L’administration du logiciel fait l’objet d’une autre formation à part. Cette formation peut également être dispensée à l’administrateur de Mail-Place, afin que celui-ci dispense à son tour cette formation auprès des utilisateurs finaux.

Duration

1 journée (7 heures)

Type of training

Intra Entreprise

Intended audience

Utilisateurs finaux de Mail-Place

Prerequisites

Bonne connaissance de la gestion de la relation client et des flux de l’entreprise. Bases de l’informatique.

Plan de formation

Installation de Mail-Place

  • Comment travailler avec Mail-Place au quotidien de manière organisée
  • Présentation de l’environnement et des différentes fonctionnalités du logiciel

La gestion des Contacts et des Sociétés

  • Présentation des différents champs de la fiche Contact et de la fiche Société
  • Utilisation des onglets de Contact et de Société
  • Savoir ajouter/modifier/supprimer un contact/une société
  • Gestion des droits d’accès et confidentialité des données
  • Savoir gérer les doublons
  • Savoir ajouter des pièces-jointes aux contacts
  • Savoir ajouter des contacts secondaires

La gestion des groupes

  • Ajouter/modifier/supprimer des groupes et sous-groupes
  • Savoir ajouter des contacts à des groupes, réorganiser ses groupes existants
  • Concevoir des groupes statiques et des groupes dynamiques.

La recherche d’informations

  • Savoir trier, sélectionner/réorganiser les colonnes dont on a besoin
  • Utilisation des recherches par champ pour trouver des contacts/sociétés
  • Utilisation des recherches par mots clés pour trouver des contacts/sociétés
  • Utilisation de requêtes avancées pour trouver des contacts/sociétés
  • Recherche de contacts par évènements annuels

La gestion des notes et des historiques

  • Insertion de notes sur un Contact
  • Enregistrements d’historiques (appels reçus, appels passés, rendez-vous honorés, tâches effectuées, …)

La gestion des activités à réaliser et des agendas partagés

  • Affichage et impression des agendas / liste des tâches des utilisateurs
  • Planification d’activités avec des Contacts (appels à faire, rendez-vous à réaliser, tâche à effectuer, …)
  • Modifier l’organisation d’une activité en termes de date ou de personnes conviées
  • Gérer les invitations avec un envoi par email aux participants
  • Gérer ses activités en conflit et ses alarmes
  • Planification d’activités périodiques
  • Enregistrement des activités terminées
  • Utilisation de la notion de séries d’activités
  • Savoir gérer ses activités dans la liste des tâches (activités urgentes, en retard, …)
  • Savoir modifier l’affichage de la liste des tâches (réorganisation des colonnes et filtrage)

L’utilisation des rapports et des tableaux de bord

  • Savoir utiliser les rapports et tableaux de bord existants dans Mail-Place
  • Présentation d’une partie des rapports avec leur utilisation (aperçu, filtrage, export …)
  • La gestion des impressions

La messagerie Mail-Place avec Outlook / Lotus ou en mode SMTP

  • Les principes de fonctionnement du couplage entre Mail-Place et la messagerie.
  • Rédiger et envoyer des emails depuis Mail-Place en conservant un historique au niveau des Contacts
  • Gestion des emails reçus pour les réintégrer également dans l’historique des Contacts

Les modèles de courrier Mail-Place ou Word

  • Savoir utiliser des modèles de document Mail-Place ou Word contenant des champs de fusion.
  • Savoir garder une trace dans l’historique des courriers envoyés
  • Savoir réaliser un publipostage avec Mail-Place

La gestion des opportunités

  • Ouverture et utilisation des opportunités
  • Présentation des étapes d’un cycle de vente
  • Présentation de la gestion des produits et des prix
  • La pondération des opportunités et la gestion des dates de prévision de clôture en vue de gérer ses prévisions de vente
  • Savoir gérer ses opportunités de vente de la création à sa clôture (gagnée ou perdu)
  • Savoir générer des rapports sur ses prévisions de vente et sur ses ventes gagnées.
  • Editer les graphiques d’évolution des ventes et d’entonnoir des ventes